Electronic Data Interchange (EDI)
EDI คือ... ?
Electronic Data Interchange (EDI) หมายถึง การแลกเปลี่ยนข้อมูลธุรกิจ ที่ใช้อยู่เป็นประจำในรูปแบบมาตรฐานผ่านทางคอมพิวเตอร์ รูปแบบมาตรฐานที่ใช้จะต้องได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้แลกเปลี่ยนข้อมูล หรือเลือกมาจากมาตรฐานที่พัฒนาจากสถาบันที่ได้รับการยอมรับในการออกมาตรฐานต่าง ๆ เช่น American National Standard Institute (ANSI) หรือ International Standards Organization (ISO) EDI เป็นเทคโนโลยีหลักที่ใช้ในธุรกิจอิเลคทรอนิกส์ (Electronic Commerce) เอกสารจำพวกใบสั่งซื้อ, ใบเสนอราคา, ใบกำกับสินค้า และเอกสารอื่น ๆ เมื่อนำ EDI มาใช้แทนได้ประสบความสำเร็จเป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเทคโนโลยีอื่น ๆ EDI ไม่ได้เป็นเป้าหมายโดยตัวของมันเอง เมื่อได้ใช้งานจะเกิดผลประโยชน์ทางด้าน IT เช่น ลดค่าใช้จ่ายในการคีย์ข้อมูล, ได้ข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น, ติดต่อสื่อสารได้รวดเร็วขึ้น และลดงานทางด้านเอกสารซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ระบบอีดีไอ ทำงานอย่างไร
การแลกเปลี่ยนเอกสารธุรกิจในระบบอีดีไอ มีขั้นตอนการทำงานระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ดังนี้
1. ผู้ส่งเอกสารอีดีไอ (Sending System)
- เริ่มต้นผู้ส่งต้องมีโปรแกรม (In House Application) สำหรับบันทึกข้อมูลของเอกสารต่าง ๆ เช่น invoice ใบขนสินค้า เป็นต้น โปรแกรมนี้ผู้ส่งอาจจะพัฒนาเองหรือซื้อที่เขาพัฒนาเสร็จแล้วก็ได้
- ผู้ส่งบันทึกรายละเอียดของเอกสารต่าง ๆ เข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์
- ผู้ส่งตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของข้อมูลที่บันทึกเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อีกครั้งก่อนที่จะส่งไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ
- ผู้ส่งสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนส่งข้อมูลไปให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ของผู้รับเมื่อได้รับคำสั่ง เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่งก็จะทำการคัดแยกข้อมูล ที่ต้องการส่ง (Extracted Data) จากฐานข้อมูล (DB file) ให้อยู่ในรูปที่พร้อมจะถูกแปลงเป็นเอกสารอีดีไอ
- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงข้อมูลที่ต้องการส่งให้อยู่ในรูปของเอกสารอีดีไอหรือที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น EDIFACT Format
- จากนั้นก็เป็นหน้าที่ของชุดคำสั่งสำหรับการติดต่อสื่อสารข้อมูล (Communication Protocol เช่น VAN Protocol หรืออื่น ๆ) ที่จะส่งข้อมูลไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอ
2. ผู้ให้บริการอีดีไอ (VANS: Value added Network System)
เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ให้บริการอีดีไอจะดำเนินการดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบสิทธิการใช้บริการอีดีไอของผู้ส่ง เช่น ตรวจสอบรหัสผ่าน เป็นต้น
- เมื่อได้รับข้อมูลจากผู้ส่งแล้วทำการแปลงข้อมูลจากมาตรฐาตหนึ่ง ไปเป็นอีกมาตรฐานหนึ่งในกรณีที่ผู้ส่ง และผู้รับใช้มาตรฐานอีดีไอแตกต่าง (Optional)
- ตรวจสอบข้อมูลว่าตรงตามมาตรฐานหรือไม่ (Optional)
- นำเอกสารอีดีไอที่ได้รับจากผู้ส่ง ไปเก็บไว้ใน Mailbox (ตู้ไปรษณีย์) ของผู้รับ
3. ผู้รับเอกสารอีดีไอ (Receiving System)
เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะดำเนินการดังต่อไปนี้
- ผู้รับติดต่อมายังเครื่องของผู้ให้บริการอีดีไอผ่านเครือข่ายสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ เพื่อรับเอกสารที่อยู่ใน Mailbox ของตน
- อ่านเอกสารอีดีไอ (ในรูป ของ EDIFACT Format) จาก Mailbox ของตน และส่งข้อความตอบรับแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
- ซอฟแวร์อีดีไอ (Translation Software) จะทำการแปลงเอกสารอีดีไอให้อยู่ในรูปแบบที่ผู้รับเอาไปใช้งานภายในองค์กรได้
- เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับจะนำข้อมูลที่ผ่านการแปลงเรียบร้อยแล้ว (Deformated data) มาทำการประมวลผล และจัดเก็บลงในฐานข้อมูล (DB file)
ประโยชน์โดยทั่วไปของระบบ EDI
ปัจจุบันได้มีการนำระบบ EDI มาใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากเป็นระบบที่สามารถให้ประโยชน์สูงในการแข่งขันทางธุรกิจ ประโยชน์โดยทั่วไปของ EDI สามารถแบ่งได้เป็น 3 ระดับ คือ
1. ประโยชน์ทางตรง
ลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับจัดการเอกสาร
EDI ทำให้ธุรกิจสามารถลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ซึ่งเกิดขึ้นในระบบการค้าแบบเดิมที่ ทำการติดต่อกันด้วยเอกสารได้ ค่าใช้จ่ายส่วนที่ลดได้ อาทิ
- ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจัดทำเอกสารโดยตรง เช่น ค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสาร และพนักงานในกระบวนการรับเอกสาร การจับคู่เอกสาร การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเอกสาร การคัดลอกเอกสาร การประมวลผล การออกเอกสารต่อเนื่อง การจัดเก็บเอกสาร และการส่งเอกสารไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- ค่าใช้จ่ายสำหรับความผิดพาดที่เกิดขึ้นในระบบเอกสาร เช่น ค่าใช้จ่ายอันเนื่องมาจากก ารสูญหายของเอกสารระหว่างการเดินทาง และจากความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลจากเอกสารต้นฉบับ
- ค่าใช้จ่ายสำหรับเวลาที่ใช้ในกระบวนการส่งข้อมูลด้วยเอกสาร เช่น เวลาที่ต้องรอในแต่ละขั้นของการทำงาน ในขบวนการจัดการเอกสาร และเวลาที่ใช้ในการส่งเอกสารระหว่างองค์กร
2. ประโยชน์ทางอ้อม
เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ
ความถูกต้องของข้อมูลจากการใช้ EDI รวมทั้งวงจรธุรกิจที่สั้นลง สำหรับทุกขบวนการทางธุรกิจตั้งแต่การซื้อ การขาย จนกระทั่งถึงการรับเงินและจ่ายเงิน จะทำให้เกิดการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ ในส่วนต่าง ๆ เช่น
- ลดจำนวนสินค้าคงคลัง
- กระชับความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจ และสนับสนุนการใช้ระบบ JUST IN TIME
- พัฒนาบริการลูกค้า
- พัฒนาการใช้เงินทุนหมุนเวียน
- พัฒนาระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร และเพิ่มประโยชน์จากการใช้ฐานข้อมูลเดียวกัน
3. ประโยชน์ทางกลยุทธ์
เป็นเครื่องมือสนับสนุนในการบรรลุถึงเป้าหมายองค์กร
ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการทางธุรกิจ จากการใช้ EDI สามารถใช้เป็นเครื่องมือ ในการสนับสนุนให้เกิดผลตามเป้าหมายขององค์กร ที่วางไว้ได้ เช่น การสร้างพันธมิตรทางการค้าใหม่ ๆ การเข้าสู่ตลาดใหม่ การออกผลิตภัณฑ์/บริการใหม่ การเป็นผู้นำในตลาด และความอยู่รอดขององค์กร
ที่มา :http://www.logisticsthaiclub.com/index.php?mo=3&art=292238
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น